شاید برای شما هم این سؤال پیش آمده باشد که مدیریت پروژه چیست یا مفهوم پروژه چیست؟ در همه شرکت ها پروژه هایی وجود دارد که هر کدامشان هدف خاصی دارند و باید در موعد خاصی شروع و در موعد خاصی پایان یابند. به همین منظور باید نکات زیادی در مورد آن ها رعایت شود. مدیریت پروژه درست و اصولی می تواند باعث پیشرفت یک سازمان بشود در صورتی‌که مدیریت آن به‌صورت غیرحرفه ای می تواند موجب هدر رفت بودجه های سازمان شود.
هر آنچه که یک آغاز و پایان دارد و دستاوردی را تولید می کند، یک پروژه است. بنابراین، مدیریت پروژه، روشی برای برنامه ریزی، نظارت، کنترل، گزارش و در یک کلمه، «مدیریت» یک پروژه است.
در حقیقت، مدیریت پروژه، یک چتر مفهومی است که تعداد زیادی از اصول مرتبط را مانند برنامه ریزی، زمان بندی، مدیریت فعالیت ها، مدیریت منابع، مدیریت ریسک و… دربرمی گیرد.
چند نکته مهم :
- هر پروژه یک مدیر پروژه دارد که بر کلیه کارها و انجام درست آنها نظارت دارد
- اهداف پروژه را ذینفعان پروژه مشخص می کنند
- همه برنامه هایی که در طول پروژه اجرایی می شوند باید در محدوده مثلث سه گانه پروژه باشند.
- برای مدیریت بهتر پروژه از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید
- حتما تمام ساعت های کاری را به دقت برای تمام اعضای درگیر پروژه ثبت کنید
- قبل از شروع کار، تمام ابزار و راه های ارتباطی بین اعضای تیم و با مشتریان را به صورت واضح و دقیق مشخص کنید
- دقت داشته باید که برای انجام پروژه ها باید به یک روند مشخص برسید که از ابتدا تا انتهای مسیر را برای شما مشخص کند
مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد ؟
مدیریت پروژه یک خط مشی است که برنامه ریزی و اجرای پروژه‌ها را مطالعه می‌کند. مدیر پروژه تلاش می کند با استفاده از برنامه ها و منابع به اهداف تعیین شده دست پیدا کند تا پروژه ها در مدت زمان مشخص اجرا شوند.
مدیران اغلب به منظور دستیابی به تعادل بین محدودیت ها، برنامه ها و نیازها از برنامه های مدیریت پروژه استفاده می کنند. نرم‌افزارهای آنلاین به پیگیری پروژه و کارآمد کردن تیم ها کمک می کنند. برای مثال، اگر در زمانبندی پروژه با محدودیت مواجه شویم، باید هزینه‌ی بیشتری صرف شود.
در شرکت های رسمی تر و سازمان یافته تر و در پروژه های پیچیده تر مدیران پروژه معمولا متخصصانی (PMP) هستند که گواهینامه معتبر از سازمان مدیریت پروژه (PMI) دارند.
-
نقش مدیر پروژه چیست ؟
- مدیریت محدوده
- مدیریت فعالیت ها
- مدیریت منابع
- مدیریت تیم
- مدیریت کیفیت
- مدیریت هزینه ها
- مدیریت ذینفعان
- مدیریت ریسک
- گزارش وضعیت
حال که به طور کلی می دانید تعریف مدیریت پروژه چیست و مدیر پروژه کیست، باید بدانید که مدیران پروژه تحت نظر مؤسسه مدیریت پروژه آموزش می بینند و گواهی نامه دریافت می کنند. این مؤسسه استانداردهای مدیریت را در کتاب دانش مدیریت پروژه (Project Management Book of Knowledge (PMBOK)) تعریف و کدگذاری کرده است.
مدرک PMP یکی از گواهینامه های استاندارد و معمول برای مدیران پروژه است، اما این مؤسسه انتخاب های آموزشی تخصصی تری مانند برنامه های تربیت متخصص مدیریت برنامه (Program Management Professional) و متخصص مدیریت پورتفولیو (Portfolio Management Professional) را پیش پای مدیران می گذارد.
پروژه چیست ؟
حال که توضیح دادیم مدیریت پروژه چیست و مدیر پروژه چه وظایفی دارد، بهتر است با مفهوم پروژه آشنا شوید.
پروژه مجموعه ای از فعالیت ها است که هدف مشخصی دارد و باید در مدت زمان مشخصی کامل شود. زمانی که پروژه به پایان می رسد، محصول یا خدمت خاصی شکل گرفته است. پروژه ها یکتا هستند، زیرا بر خلاف بقیه عملکردهای کسب و کار که مدام تکرار می شوند یا ادامه پیدا می کنند، به پایان می رسند.
5 مرحله حیاتی پروژه :
شما هر پروژه ای را که شروع کنید حتما شامل این 5 مرحله می شود و اجتناب از هرکدام از آنها غیرممکن است.
- شروع : شروع پروژه می تواند با ایده ای کوچک باشد که طرف مشتری شما مطرح می شود و یا بیزنس پلنی کامل که تمام مراحل کار در آن ذکر شده باشد. در این مرحله شما باید به دقت تمام موارد و خواسته های مشتری خود را برسی کنید و به آنها پاسخ دهید. هرگونه ابهام و اشکال در این مرحله باعث می شود شما در مراحل بعدی با مشکلات زیادی رو به رو شوید
- برنامه ریزی : در این مرحله، بعد از اطلاع از اهداف پروژه باید نقشه راه خود را مشخص کنید و برای هر کدام از آنها طبق مثلث سه گانه پروژه برنامه ریزی کنید
- اجرا : فاز اجرا مهم ترین بخش یک پروژه به حساب می آید، اگر در این مرحله عملکرد درستی نداشته باشید احتمال اینکه پروژه با شکست مواجه شود افزایش می یابد.
- نظارت و کنترل : در این مرحله مدیر پروژه هم باید بر عملکرد کارمندان نظارت کامل داشته باشد و همزمان با پیشرفت پروژه مشتریان را در جریان کارها قرار بدهد تا درصورت مقایرت با خواسته آنها، موارد لازم اصلاح شوند
- پایان: هر پروژه ای بی شک یک زمان پایان دارد. نکته قابل توجه در این مورد این است که شما بتوانید در زمان تحویل پروژه به تمام اهدافی که در ابتدا ذینفعان مشخص کرده بودند، رسیده باشید و همچنین اگر در ابتدا زمان مشخصی برای پایان پروژه در نظر گرفته بودید به آن عمل کرده باشید.
محدودیت های سه گانه (مثلث پروژه) چیست ؟
- این مفهومی است که برای تمامی پروژه ها صادق است و به محدودیت در زمان، هزینه ها و محدوده پروژه اشاره دارد.
- این مفهوم سنگ بنای مدیریت پروژه است. به همین دلیل مدیران پروژه باید نسبت به تعیین این محدودیت ها دقت خاصی داشته باشند.
- زمان : مدیران پروژه باید زمانی را که برای اتمام پروژه لازم است تخمین بزنند.همچنین می توانید در تخمین زمان بندی های خود به این مورد توجه داشته باشید که قسمتی برای مواقع بحرانی درنظر بگیرید تا در صورت بروز مشکل، در زمان بندی خود زیاد دچار مشکل نشوید. این کار باید در مرحله برنامه ریزی پروژه انجام شود.
- هزینه ها : هر مدیر پروژه موظف است هزینه های اجرای پروژه را نیز تخمین زده و اعلام کند، و در طول انجام پروژه بر میزان ورودی و خرج منابع مالی نظارت داشته باشد.
- محدوده : محدوده شامل تمام فعالیت هایی است که باید در طول پروژه انجام شود. اگر در ابتدای کار این محدوده به درستی مشخص نشود ممکن است به دلیل فعالیت های برنامه ریزی نشده در مرحله اجرای پروژه محدوده پروژه گسترش یابد. به این پدیده خزش محدوده می گویند که ممکن است باعث شکست پروژه شود.
- زمان برنامه شما است، محدوده وضایف شما برای رسیدن به اهداف پروژه و هزینه موارد مالی و بودجه را شامل می شود.
- سه ضلع این مثلث همیشه روی یکدیگر تاثیر میگذارند.
- اگر در زمان پروژه به موقع عقب نشینی نکنید، یکی از اضلاع مثلث شما خواهد شکست و مجبور به تنظیم مجدد محدوده و هزینه می شوید.
نقش‌های مدیریت پروژه
پروژه ها فقط ابزار و مراحل نیستند؛ تکمیل پروژه ها توسط افراد امکان‌پذیر است. این افراد شغل های خاصی دارند. یک پروژه زمانی به بهترین شکل کار می کند که نقش های افراد به‌خوبی بیان شده باشند. در حالی که روش هایی برای مدیریت پروژه وجود دارند که سیالیت بیشتری فراهم می کنند، موارد زیر نقش های اصلی موجود در یک پروژه هستند:
- حامی پروژه: این شخص مسئول نتیجه است. آن ها اغلب مدیر ارشدی هستند که ایده پروژه را مطرح کرده اند و تیم آن ها از این مزیت بهره مند می شود. به عنوان مثال، مدیر فروش، از پروژه ای برای معرفی ابزار آنلاین فروش حمایت می کند. در نهایت، آن ها مشتریان پروژه را نشان می دهند. بسته به سازمان، سطح مختلفی از حامیان پروژه مانند حامی اجرایی پروژه نیز وجود دارند؛
- مدیر پروژه: این شخص مسئول هدایت تیم و سازماندهی کار است. در ساختار‌های رسمی تر و سامان یافته و همچنین بزرگ تر و پیچیده تر، مدیران پروژه دارای گواهینامه هستند. در سازمان های غیررسمی تر، مدیران پروژه به گواهینامه احتیاج ندارند. مدیران پروژه وظیفه برنامه ریزی، نظارت و گزارش پروژه شامل برنامه ریزی منابع، برآورد هزینه و… را دارند؛
- تامین کننده: شخصی که در حال انجام کار است ممکن است یک تامین کننده داخلی مانند تیم توسعه یا یک پیمانکار خارجی باشد. تامین کننده در تیم پروژه توسط نقطه تماس اصلی که ممکن است کارشناس فنی یا مدیر پروژه باشند، به تیم معرفی می شود؛
- عضو تیم:شخصی که برای انجام بخشی از پروژه تخصیص داده شده است. اعضای تیم افرادی حرفه ای هستند که برای دستیابی به اهداف پروژه کار می کنند. آن ها وظیفه دارند که موارد قابل تحویل را تکمیل کنند و با کاربران در تعامل باشند تا نیاز آن ها را درک کنند. غالبا این افراد موظف به مستندسازی فرایند هستند؛
- ذی نفعان:فرد یا گروهی که منافع یا سهمی در پروژه دارند. ممکن است ذینفعان گروه یا آژانسی داخلی در یک سازمان یا عموم مردم در یک پروژه عام المنفعه باشند. مدیر پروژه معمولا برای برقراری ارتباط بین پروژه و ذی نفعان، در طول چرخه حیات پروژه، کار می کند و حین مدیریت انتظارات آن ها، به دنبال بازخورد درباره دستاوردها و عملکرد است؛
- مشتریان: گروه یا فردی که پروژه یا مولفه اصلی و نهایی پروژه به آن ها تحویل داده می شود.
تا این مرحله شما با کلیاتی از مدیریت پروژه، نقش مدیر پروژه و مراحل شروع تا پایاین یک پروژه آشنا شدین.
در مقالات بعدی با ما همراه باشید تا درباره متدولوژی های مختلف پروژه و خصوصیات آن صحبت کنیم.